در دنياي امروز، هر بيشتر به سمت ماشيني شدن قدم مي‏گذاريم، ديگر روابط رودرو و مستقيم نمي‏تواند، پاسخگوي مشکلات ما باشد. در شهرهاي امروز ما با افزايش جمعيت ودر نتيجه آن افزايش ترافيک شهري روبه‏رو هستيم. ضمن اینکه روش‏هاي اداری سنتی نمي‏تواند، روشي مناسب در جهت رسيدگي به کارهاي اداري شهروندان باشد. از اين رو سازمان‏هاي بزرگي نظير شهرداري‏ها در شهرهاي بزرگ که به نوعي قلب تپنده شهر محسوب مي‏شوند، بايد دست از روش‏هاي پيشين برداشته و وارد دنياي الکترونيک و مجازي شوند. دنيایي که در آن فعاليت‏ها بسيار سريع‏تر و مطمئن‏تر انجام مي‏گيرد و نيازي به تراکم جمعيت در دنياي فيزيکي وجود ندارد. بايد براي کاهش ترافيک شهري، هزينه‏هاي انجام کار، برخوردها و ناراحتي‏هاي رواني و ده‏ها مشکلي که همه روزه درادارات و سازمان‏هاي بزرگ با آن روبه‏رو هستيم، چاره‏اي انديشيد و بهترين راه حل ايجاد سازمان‏هاي مجازي است که مشکلات ياد شده را كاهش داده و حتي به بهبود روند کاري نيز منجر مي‏شوند.

ضرورت ايجاد شهرداري الکترونيک
براي کاهش بسياري از معضلات شهري از جمله ترافيک، آلودگي‌هاي زيست محيطي و هزينه‌هاي سنگين ناشي از ترددهاي غير ضروري شهروندان، در آينده‌اي نه چندان دور بايد خدمات شهرداري را از طريق شبکه اينترنت و پايگاه‌هاي الکترونيکي اين نهاد دريافت كنند. اين اقدام خود يکي از گام‏هايي است که در مسير ايجاد دولت الکترونيک نيز مي‏تواند، بسيار موثر باشد.
شهرداري الکترونيک، سازماني است که با بهره‏گيري از فن‏آوري اطلاعات، خدمات خود را در حوزه وظايف شهرداري به صورت سريع، قابل دسترس و امن به شهروندان ارائه مي‏کند. خدمات اين شهرداري به صورت 24 ساعته و فارغ از محدوديت‏هاي زماني و مکاني در شهر واقعي است. برای تحقق این امر ابتدا باید زیر ساخت آن، ‌که همان دولت الکترونیک است، ایجاد شود.
در این زمینه شهرداری مرند از ديگر شهرداری‏ها پیشی گرفته و به عنوان اولین شهرداری الکترونیک در کشور مطرح است.
دولت الكترونيك واهداف آن
مقصود ازدولت الكترونيك به كارگيري فرآيندهاي رايانه‏اي وسيستم‏هاي خودكار وشبكه‏هاي اطلاع رساني درفرآيند حكومتي وخدمت رساني به مردم مي‏باشد. ويژگي اصلي دولت الكترونيك ارائه خدمات با هزينه كمتر واثربخشي بالاتر وخواهان مرتبط ساختن همه مردم با يكديگر و با دولت است. دولت الكترونيك بهترين خدمات دولتي را به صورت برخط (on line) به شهروندان ارائه مي‏کند و آن‏ها را درفعاليت‏هاي اجتماعي مشاركت مي‏دهد. دولت الكترونيك اين امكان را به دولت مي‏دهد كه سازمان‏های دولتی با یکدیگر همکاری پویا داشته باشند و خدمات خود را به مناسب‏ترين شيوه وكمترين هزينه وبالاترين كيفيت و در كمترين زمان ممكن به مشتريان ارائه كنند. مشتريان دولت الكترونيك از طريق وب‏سايت دولت الكترونيك مي‏توانند در فعاليت‏هاي اجتماعي و اقتصادي شركت كنند. يكي از اهداف اساسي دولت الكترونيك خدمت‏رساني است.
دولت الکترونیک چیست؟
دولت الکترونیک تماماً راجع به مواردي است كه طي آن از فن‏آوری اطلاعات بهره‏گیری شود تا ارائه و تامین خدمات بهتر برای افراد و سازمان‏هایی که با خدمات و اطلاعات دولتی سر و کار دارند، فراهم گردد. عمده انتظارات از اين ايده نيز گسترش استاندارد و وحدت رویه در ارائه خدمات دولتی، ارائه موثرتر خدمات به مردم و جامعه و فراهم ساختن بستری مناسب برای همکاری سازمان‏های دولتی از طریق فن‏آوری‏های جدید است.
شهروند الکترونیکی
همه پیشرفت‏های علمی و ارائه نظریات گوناگون در مسائل مختلف اجتماعی، فرهنگی و... در جهت رفاه بشر می باشد وحوزه شهری نیز از این قاعده مستثنی نیست؛ اما مسئله مهم در تمامی این روند‏ها، رشد انسان درگیر با محصولات و فرآورده‏های تکنولوژیکی این پیشرفت‏هاست. رشد، ارتقا دانش، مهارت و تطابق انسان با شرایط جدید ناشی از این توسعه‌است. به طور حتم شهروندان یک شهر الکترونیک، تفاوت‏هایی با شهروندان یک شهر سنتی دارند. این شهروندان (شهروندان شهر الکترونیکی) دانش و مهارت‏های ویژه‏ای دارند که به آن‏ها در دریافت خدمات الکترونیک یاری می‏رساند. با این مقدمه شاید بتوان این‏گونه بیان کرد که شهروند الکترونیکی، کسی است که قابلیت و توانایی انجام وظایف روز مره یک شهروند را با تمامی نقش‏های شهروندی به کمک ابزارهای الکترونیکی داراست. مقوله‏های جدیدی چون تجارت الکترونیک، دولت الکترونیک، آموزش الکترونیک، سلامت الکترونیک، انتشارات الکترونیک و... هریک در برگیرنده قسمتی از زندگی و فعالیت‏های روزمره ما هستند.
در واقع به طور خلاصه، شهروند الکترونیکی شهروندی است که توانایی و مهارت استفاده از خدمات الکترونیکی دولت‏ها را در حد مطلوب داشته باشد و این شهروندان الکترونیکی همان کاربران جوامع الکترونیک هستند.
اهداف دولت الکترونیک در شهرداری
حذف پرونده‏هاي کاغذي و تبديل آن به اطلاعات ديجيتالي
حذف بخش‏هاي مربوط به پاسخگويي تلفني در سازمان
توجه به ارتباطات الکترونيک و لزوم به کارگيري آن در بخش‏هاي پاسخگويي
ايجاد محلي براي تبادل نظرات شهروندان درباره عملکرد شهردار و سازمان شهرداري
پرداخت عوارض‏هاي مربوط به نوسازي و... از طريق اينترنت
حذف روند‏هاي مربوط به پرونده‏هاي شهرداري و کاهش افزايش رفت وآمد فيزيکي به سازمان
اطلاع‏رساني روزبه‏روز فعاليت‏هاي شهرسازي وامور مربوط به شهر
معنا و مفهوم دولت الکترونیک برای مردم
منظور از ایجاد دولت الکترونیک خدمات بهتر به مردم توسط سازمان‏دهی دولتی است. زیرا سازمان‏های دولتی به طور موثرتری با یکدیگر تامل و همکاری خواهند داشت. آگاهی و اطلاعات مردم از قوانین و مقررات، آیین‏نامه‏ها، خط مشی‏ها و تنوع خدمات بیشتر خواهد شد. فرصت‏ها از دست نمی‏رود زیرا هیچ سازمان دولتی مسئولیت اجرایی و هماهنگی دولت الکترونیک را به تنهایی بر دوش نخواهد داشت. مردم به سرعت به دو گروه دارای امکانات و فاقد امکانات بهره‏گیری از فن‏آوری تقسیم خواهند شد. به دلایل مختلفی مردم ممکن است؛ ترجیح دهند از خدمات دولت الکترونیک استفاده کنند. از آن جمله می‏توان به سختی یا هزینه بالای ملاقات و انجام حضوری خدمات مورد نظر، یا به روز بودن نسبت به مدارک و تغییرات روال‏ها در مراجعات حضوری اشاره کرد. دولت الکترونیک با تامین خدمات‌سریع‏تر و منعطف‏تر‌ برای مردم به منزله تعامل با دستگاه‏های دولتی در زمان مناسب برای آن‏ها، بدون مراجعه به نزدیک‌ترین اداره مربوطه و ایستادن در صف‏های طولانی خواهد بود. استفاده از دولت الکترونیک برای ساکنان مناطق دورافتاده مزیت بسیار بزرگی است. با توجه به دسترسی آسان‏تر به اطلاعات، مردم بهتر و بیشتر از امور مربوط به زندگی روزمره خود مطلع می‏شوند.
پیاده سازي دولت الكترونيك
اداراتی که در پروژه برنامه‌ريزي دولت الکترونيکي دخيل هستند، در ابتدا بايد عملکردها و فرآيندهاي موجود خود را که قصد دارند، آن‏ها را بوسيله ICT تغيير ماهيت دهند، بررسي و مورد آزمايش قرار مي‏دهند. موفقيت در امر اصلاح فرآيندها، نيازمند برنامه‌ريزي دقيق، بهينه‌سازي از طريق حذف فرآيندهاي ناکارآمد و بررسي فرآيندهاي مطلوب جهت اصلاح قبل از بهره‌برداري است. در نهايت، پاسخگويي به نيازهاي بومي‏ و استفاده از ايده‌هاي کاربران و جلب رضايت آن‏ها براي حمايت از سيستم دولت الکترونيک ضروري است. در اين زمينه با همكاري بخش خصوصي در تامين امكانات نرم‌افزاري، سخت‌افزاري و تامين نيروي انساني، ديتاسازي و جمع‌آوري تمامي اطلاعات مربوط به املاك شهر در آرشيو الكترونيكي كه باید ثبت گردد، مؤثر خواهد بود.
در شهرداری با ارائه كد نوسازي به مالكان و نصب‌كامپيوتر لمسي در سالن شهرداري اين امكان را براي شهروندان فراهم می‏شود تا اطلاعات مربوط به ملك خود را با وارد كردن كد به‌صورت پرينت دريافت كنند و حتي در صورت نياز با كارشناسان شهرداري ارتباط داشته باشند. در‌نهايت شهروندان مي‌توانند، هرگونه در خواست و تقاضايي از جمله دريافت مجوز ساخت، پروانه كسب و... را از طريق يارانامه به بخش مربوطه ارسال و پاسخ را هم از همين طريق دريافت كنند.
راه‌اندازي شبكه vpn هم كه امكان ارتباط مستقيم و ارسال نامه‌ها به كليه وزارت‏خانه‌ها را فراهم مي‌كند، از ديگر امكانات است. همچنين مجهز شدن به سيستم ويدئوكنفرانس براي برقراري ارتباط مستقيم با شهردار از ديگر مزایای این طرح است.
مديريت در دولت الكترونيك
مديريت شهروندان يکي از الزامات اصلاح فرآيندها است. براي دستيابي به ساختاري که با استفاده از ابزارهاي IT شکل گرفته است، مديران و مسئولان در تمامي سطوح نيازمند درکي صحيح از فن‏آوري اطلاعات هستند. آن‏ها افرادي هستند که فرآيند مرتبط را پيش خواهند برد، پس بايد از مشکلات و فرصت‌هاي پيش‌رو، شناختي شفاف داشته باشند.
استراتژي سرمايه‌گذاري
کشورهاي در حال توسعه بايد در انتخاب پروژه‌‏ها دقت مضاعف به خرج دهند تا از زمان و منابع موجود استفاده بهينه را ببرند. در اين کشور‌ها، پروژه‏هاي توسعه IT بايد به‌ گونه‌اي طراحي و انجام شوند که به افزايش مشارکت شهروندان در فرآيند‌هاي دولتي، تسهيل بروکراسي اداري و صرفه‌جويي در زمان و منابع منجر شوند.
بر اساس اين نگاه، لازم است که استانداردها و معيارهايي مشخص براي سنجش ميزان موفقيت پروژه‌ها و همچنين تشخيص اولويت انجام پروژه‌ها تدوين شود. علاوه بر اين، تعيين اهداف، فهرست‌کردن منابع موجود، تنظيم برنامه‌هاي کوتاه‌مدت، ميان‌مدت و بلند‌مدت، اندازه‌گيري خروجي‌ها براي تخصيص مؤثر منابع جهت حمايت از اهداف استراتژيک دولت ضروري به نظر مي‌رسد.
همکاري ميان ادارات
لازمه ايجاد فرآيند‌هايي کارآمد و سودمند در دولت الکترونيک، کنار گذاشتن رويه‌هاي متداول در سازمان‌هاي مختلف است که معمولاً اکراه و مقاومت اين سازمان‌ها را در پي دارد. در اين ميان، همکاري نهاد‌هاي دولتي، شرکت‌هاي خصوصي و NGOها به قانونگذاران کمک خواهد کرد که براي اصلاح هدفمند فرآيندهاي قديمي و تسريع اين اصلاح با کمک ابزارهاي IT، اقدامات لازم را انجام دهند.
دخيل کردن شهروندان
حرکت پايدار در مسير اجراي طرح‌ها، مستلزم ايجاد حس مالکيت و تعلق خاطر در مجريان، شهروندان و بازيگران مرتبط با طرح‌هاست که خود به همکاري سازمان‌هاي اجرايي پروژه‌ها با کميته مديريتي هر منطقه و دخالت دادن گروه‏ها و افراد بومي و محلي در اجراي طرح‌ها نياز دارد.
مفهوم دولت الکترونيک حول محور شهروند معني پيدا مي‌کند. بر اين اساس، به موضوع دولت الکترونيک صرفا نبايد از منظر کاهش هزينه‌ها يا افزايش کارايي پرداخت، بايد بهبود زندگي شهروندان عادي را به عنوان يکي از اهداف اصلي اين پروژه در نظر گرفت. فقط در اين صورت است که پروژه دولت الکترونيک از حمايت مردمي برخوردار مي‌شود. در اين ميان، مشورت با شهروندان درباره طراحي سيستم‌ها و برنامه‌هاي کاربردي که حول محور شهروندان مي‌گردد، اهميت فراوان دارد. در عين حال که برنامه‌ريزان بايد تفاوت‌هاي بومي و فرهنگي مناطق مختلف را در نظر بگيرند.
مشهد الکترونیک
اجرای شهر الکترونیک مشهد تاثیرات بسیاری را در زمینه‌های اقتصادی، اجتماعی، فرهنگی و سیاسی برای شهر مشهد به دنبال خواهد داشت. در زمینه اقتصادی ایجاد زمینه برای سرمایه‌گذاری داخلی و خارجی و ارتباط تجاری مشهد با کشورهای همسایه و سایر نقاط جهان، در زمينه اجتماعي افزایش رضایت‏مندی شهروندان در دسترسی به خدمات دولتی و بخش خصوصی و امکان تشکیل گروه‌های اجتماعی فراوان روی خط، در زمینه‌های فرهنگی زیارت روی خط و در زمینه سیاسی نيز بالابردن وجه سیاسی این شهر به عنوان يک شهر پیشرو در منطقه آسیا را مي‌توان مهم‌ترين تاثيرات مشهد الكترونيك دانست. در ضمن، حضور و مسافرت سالانه در حدود 13میلیون زائر از داخل و خارج کشور به مشهد مي‌تواند، بهترین عامل در گسترش فرهنگ استفاده از فن‏آوری اطلاعات و آشنا نمودن بخشی از هموطنان با خدمات آن باشد.
نتیجه مطالعات و تحقیقاتی که به عنوان اولین مرحله در اجرای شهر الکترونیک مشهد با محوریت شهرداری مورد نیاز است، تحت عنوان «سندراهبردی شهر الکترونیک مشهد» تنظيم شده است. در واقع این سند چشم‌انداز، راهبردها، سیاست‌ها و طرح‌های کلان یک شهر الکترونیکی را به گونه‌ای تنظیم نموده است که توقع شهروندان و کارفرما در تشخیص ضرورت استقرار یک شهر الکترونیک برآورده شده و مسیر اجرایی آن مشخص باشد.
سند راهبردی شهر الکترونیک مشهد وسیله‌ای است که می‌خواهد، وضعیت موجود توسعه فن‏آوری اطلاعات را بهبود بخشیده و پس از ارتقاء وضعیت موجود، زمینه تعامل اطلاعات بین سازمان‌ها و شهروندان را به وجود آورده و در نهایت به یکپارچگی توسعه فن‏آوری اطلاعات شهر مشهد کمک کند. اين سند در 500 صفحه تنظیم شده و در راستاي اهداف سند توسعه فن‏آوري اطلاعات و ارتباطات قرار دارد و از اين جهت كه زمينه اجراي عمليات شهر الكترونيكي مشهد را براساس اصول علمي جهان راهبردي مي‌كند، حائز اهميت است.

شهرداري مسئول مديريت شهر است. مديريت شهري مترادف با همه بازيگران عرصه شهر مي‌باشد و نقش شهرداري به عنوان هسته مركزي مديريت شهر، هدايت، نظارت راهبردي و جلب مشاركت ساير بازيگران مي‌باشد.

در حقیقت اگر شهر را به مانند صحنه ساخت یک فیلم تصور‌کنیم؛ شهرداری حکم یک کارگردان را دارد که بخشی از وظایف تهیه‌کننده را هم بر عهده گرفته و همچنين نقش اول فيلم را نیز خودش ایفا می‌کند. چنین شرایطی محسناتی دارد که از آن جمله می‌توان به حذف نظرات مختلف و جلوگیري از سلیقه پردازی‌های شخصی و در دست گرفتن اقتدار كامل اشاره کرد، اما عمده ترين مشكل اين روش، تداخل وظايف و امكان پايين آمدن سطح كيفي كل كار است كه اهميت ويژه‌اي دارد، برون‌سپاري ريز وظايف مي‌تواند، وظيفه اصلي را به سرمنزل مقصود برساند.
فلسفه وجودي شهرداري‌ها
فلسفه وجودي شهرداري‌ها، ارائه خدمات به مردم و رفع نيازمندي‌هاي عمومي ‌به‌منظور رفاه حال ساكنان شهرها مي‌باشد، به عبارت ديگر شهرداري سازماني است كه ساكنان شهر با استفاده از حقوق طبيعي خود، براي ايجاد و اداره كردن تأسيسات عمومي ‌و برقرار نمودن نظامات شهري و تأمين نيازمندي‌هاي مشترك‌ محل، آن را ايجاد مي‌نمايند. به عبارتي مردم يك شهر به شهرداري قدرت و نمايندگي مي‌دهند تا به وسيله منابع مالي كه در اختيار دارد و مردم آن را تأمين‌ كرده‌اند، خواسته‌هاي شهروندان را درباره نيازمندي‌هاي محلي برآورده سازد.
وظايف شهرداري‌‌ها
در حالت كلي، وظايف محوله شهرداري‌ها، طي ماده 55 قانون شهرداري‌ها تعيين و ابلاغ شده است، ليكن وظايف شهرداري‌ها در جهان طي چند دهه اخير روندي فزاينده داشته و شهرداري‌ها به عنوان نهاد مدني، عمومي ‌و محلي به‌طور دائم وظايف بيشتري را برعهده مي‌گيرند كه به تدريج بسياري از آن‌ها از بدنه شهرداري جدا شده و به ساير سازمان‌ها انتقال مي‌يابد، اين برون‌سپاري‌ها راه را براي ترقي و بالا رفتن كنترل شهرداري‌ها افزايش مي‌دهد اما در برخي موارد باعث اختلال در مديريت شهري و موازي‌كاري مي‌گردد، از طرفي نارضايتي شهروندان را نيز فراهم ساخته، چرا كه شهروندان شهرداري را متولي اداره امور شهر مي‌دانند و توقع پاسخگويي دارند. بنابراين با توجه به همه موارد اشاره شده در این یادداشت، خصوصی‌سازی در شهرداری‌ها بدون دخالت در بخش‌های مالی البته همراه با کنترل و نظارت دقیق می‌تواند، موثر باشد.
اما مشهدو ...
مديريت کلان شهري مانند شهر مشهد با وجود حدود 3 ميليون نفر جمعيت و 850نفر حاشيه نشين و چندين سازمان و ارگان درگير در حوزه مديريت شهري که هر سازمان با توجه به محدوده اثربخشي قانوني خود بخشي از اختيارات مديريت کلان شهر مشهدرا بر عهده دارند، نمايي متفاوت از ساير کلان شهرهاي دنيا در عرصه مديريت شهري را به نمايش مي گذارد.يکي از معضلات جدي و فراگير شهرهاي کشور، برخوردار نبودن از مديريت واحد و يکپارچه شهري است. برخلاف برخي شهرهاي جهان که از اين خصيصه مهم براي افزايش کارآمدي و مديريت بهينه بر تمامي ابعاد مختلف شهر بهره مي جويند، تعدد و عدم يکپارچگي در ارکان شهري کشورمان، وضعيت نامساعدي را در اين خصوص پديد آورده است.
وقتي صحبت از شهر مي شود، مجموعه اي از زيرساخت‌هاي شهري نظير ساختمان‌ها، معابر، تجهيزات حمل ونقلي؛ شهروندان، هويت اجتماعي، قوانين و مقررات ارتباط ميان اين ساختارها و مديريت بر مجموعه اين عوامل را دربر مي گيرد. شهر متشکل از زمينه ها و ابعاد فوق، همانند موجود زنده داراي شريان‌هاي حياتي مي باشد که اختلال در فعاليت اين شريان‌ها، حيات و کارکرد آن را تهديد خواهد کرد. يکي از مهم‌ترين عوامل زيرساختي شهر، مجموعه مديريتي آن است. اساساً، ايجاد شرايط و زمينه هاي مطلوب براي مديريت بر مجموعه عوامل شهر، مهم‌ترين شرط تداوم و حرکت در مسير توسعه پايدار شهري مي باشد. وجود سازمان‌ها و دستگاه‌هاي متعدد تخصصي درگير در حوزه خدمت‌رساني در زمينه هاي امور بانکي، بيمه اي، آب، برق، گاز، تلفن و مخابرات، پست، حمل و نقل و ترافيک، زيست محيطي و آب و هوا، گردشگري و اوقات فراغت شهروندان، عمراني و زيرساختي شهر، و ساير موارد، هر يک با در اختيار داشتن قسمتي از سهم مديريت شهر هر چند به عنوان يک رويکرد مديريتي و يک فرصت در مديريت متمرکز خدمات رساني تخصصي مطرح مي باشد؛ اما مجموعه مديريت شهري را با چالش‌هايي نظير تحميل هزينه هاي عمومي به شهروندان، کاهش اثربخشي اقدامات اجرايي، اتلاف منابع و امکانات، هم پوشاني در تصميم‌گيري‌ها، کاهش بهره وري و کارآمدي کلي در حوزه مديريت شهري و ... مواجه مي سازد به‌طوري‌که امروز در کلان شهر تهران هماهنگي ميان ارگان‌ها و سازمان‌هاي درگير در حوزه مديريت شهري براي خدمات رساني مطلوب به شهروندان از مهم‌ترين چالش‌هاي پيش روي مديران در حوزه اين کلان شهر مي باشد.